Você já sentiu que o seu escritório chegou a um teto onde, por mais que você contrate, o trabalho simplesmente não flui?
Essa foi a provocação inicial de Josiane Surdi, gerente de produção da Engel Advogados, em sua palestra na Imersão Advocacia Escalável 2025.
Ela descreveu um cenário comum: equipes esforçadas, muitos processos chegando, mas uma sensação constante de que "nada anda" e tudo é urgente.
Neste artigo, vamos mergulhar no case de sucesso apresentado pela Josiane que transformou a gestão da Engel, saindo do modelo tradicional de carteira para uma verdadeira engenharia jurídica.
Você também pode conferir a palestra na íntegra pelo vídeo abaixo:
Do artesanato à engenharia: o fim do modelo de carteira
Josiane começou sua fala nos lembrando de como o modelo de "carteira", onde cada advogado cuida do seu processo do início ao fim, é um limitador de crescimento.
Nesse formato, o profissional sofre com a sobrecarga individual, pois precisa ser generalista em todas as fases: da petição inicial ao recurso, do atendimento ao cliente ao cálculo.
A consequência direta disso é a falta de padronização.
Cada advogado tem o seu jeito de escrever, de organizar documentos e de tratar o cliente.
Isso gera entregas desiguais e uma falta de previsibilidade perigosa para quem quer crescer.
A gente acaba criando "gargalos" onde o escritório para de crescer porque os sócios estão ocupados demais apagando incêndios.
A transição para a gestão jurídica moderna exige que a gente pare de ver o processo como uma peça única e comece a vê-lo como um fluxo de tarefas especializadas.
A base teórica: por que Fordismo e Toyotismo fazem sentido no Direito?
Muitos advogados se assustam quando ouvem termos industriais, mas a Josiane mostrou que não precisamos reinventar a roda, basta aplicar conceitos que já funcionam há décadas em outros setores.
O mercado jurídico atual exige uma eficiência que o modelo artesanal já não consegue entregar em larga escala.
Ela apresentou o paralelo fundamental entre dois modelos clássicos de produção:
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Toyotismo: É focado em melhoria contínua e flexibilidade.
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Nesse modelo, o advogado atua quase como um artesão, gerenciando o caso de ponta a ponta e, embora funcione para casos de altíssima complexidade e baixo volume, ele gera um "efeito sanfona", como descrito pela Josiane, na produtividade quando o volume aumenta.
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Fordismo: Focado em padronização, fluxo contínuo e, principalmente, na divisão de tarefas por especialidade.
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Imagine uma linha de montagem onde cada profissional se torna um mestre na sua etapa específica.
Na Engel Advogados, a percepção foi clara: para ganhar escala e previsibilidade, o modelo que melhor se encaixava era o fordista: cada etapa do processo precisaria ter um "dono" específico e métricas bem definidas.
Então, em vez de um único advogado tentar fazer tudo "mais ou menos", temos especialistas focados apenas em higienização de dados, outros apenas em audiências e outros em recursos. Isso gera uma rapidez absurda e uma redução drástica de erros operacionais.
Essa abordagem não significa "robotizar" o Direito ou ignorar a tese jurídica.
Muito pelo contrário, enfatiza a Josiane, quando você organiza a produção, sobra mais tempo cerebral para os advogados focarem no que realmente importa: a estratégia jurídica de alta qualidade e o sucesso do cliente.
O Playbook: transformando sua gestão em um ativo de propriedade intelectual
Como você muda a forma de trabalhar de toda uma equipe sem gerar o caos?
A resposta da Josiane foi a criação de um Playbook.
Para muitos advogados, o termo pode soar estranho, mas o conceito é poderoso: o Playbook é, essencialmente, o Sistema Operacional do seu escritório, funcionando como a "única fonte da verdade".
Ele é o documento que responde à pergunta: "Como a gente faz as coisas aqui dentro?".
No Playbook da Engel, estão consolidados pilares fundamentais:
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Processos (O Como): O passo a passo detalhado de cada tarefa na esteira.
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Pessoas (O Quem): As responsabilidades claras e o que se espera de cada papel.
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Indicadores (O Quanto): Os KPIs de cada setor para medir o sucesso.
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Conhecimento (A Tese): Modelos de peças e as "receitas" de sucesso jurídico.
Ter um Playbook bem estruturado transforma a gestão em um ativo de propriedade intelectual.
Se um colaborador-chave sai do escritório amanhã, o conhecimento não vai embora com ele.
O processo permanece mapeado, garantindo que o novo integrante aprenda o "jeito de ser" do escritório em tempo recorde.
Isso dá ao sócio a liberdade de não precisar dar a mesma instrução centenas de vezes.
Além disso, o Playbook é o que permite utilizar ferramentas de gestão de tarefas e CRM de forma inteligente.
Sem um processo desenhado no Playbook, o software é apenas uma fachada digital, umas tarefas aqui, outros cards ali… mas com o Playbook, ele passa a ser verdadeiramente o sistema operacional do seu escritório.
As engrenagens da esteira: Onboarding, Conhecimento, e Receita de Resultado
A Josiane detalhou como a esteira da Engel foi dividida para transformar volume em eficiência.
Tudo começa com a "passagem de bastão" do comercial para a produção jurídica.
Onboarding e Iniciais
O setor de Onboarding é responsável por alinhar expectativas com o cliente logo após o fechamento.
Eles cuidam da higiene dos dados: organização de documentos, pagamento de custas e a elaboração da petição inicial.
Aqui, o uso de automações e IA é intenso para garantir que peças repetitivas sejam distribuídas com agilidade.
O foco desse time é o tempo de ajuizamento.
Conhecimento e Recursos
Este é o coração estratégico do escritório. Aqui ficam os advogados focados em petições intermediárias, audiências e sustentações orais.
O objetivo é a qualidade técnica e o êxito nos tribunais.
Ao separar esse time das burocracias do Onboarding, eles conseguem se aprofundar nas teses e nos movimentos dos tribunais.
Receita de Resultado (Acordos e Execução)
Este setor foi um dos grandes destaques da palestra.
Eles cuidam exclusivamente da fase de execução e, principalmente, da estratégia de acordos.
Josiane revelou que o escritório passou a encarar o acordo como uma missão proativa para antecipar receita e trazer previsibilidade ao caixa.
Centros de serviço: o papel de Legal Ops e Customer Success
Além da linha de produção (a esteira), existem setores que servem a toda a estrutura.
Júlio Engel, durante a palestra, reforçou que esses são os "centros de serviço".
O setor de Operações Legais (Legal Ops) cuida da otimização de fluxos, gestão de dados, prazos e protocolos.
Eles garantem que a máquina tecnológica esteja sempre lubrificada.
Já o Sucesso do Cliente (Customer Success) foca na jornada do cliente.
Desde o repasse de andamentos até a identificação de novas oportunidades de negócio.
Trabalhar com um CRM tudo-em-um focado em advocacia permite que o time de CS tenha visão total do que está acontecendo na esteira, respondendo o cliente com precisão e velocidade.
Métricas que importam: Lead Time, NPS e Taxa de Acordo
Gerir sem indicadores é como pilotar um avião sem os controles.
E a Josiane trouxe dados reais da transformação da Engel entre 2024 e 2025 que comprovam a eficiência do modelo.
Redução de 14% no Lead Time
O lead time é o tempo que o processo leva desde o fechamento do contrato até o ajuizamento.
Mesmo com o aumento do volume de contratos, a especialização permitiu reduzir esse tempo de espera. Provando que o modelo fordista realmente funciona para escala.
NPS de 80%
Muita gente teme que a "produção em massa" diminua a qualidade do atendimento.
Porém o NPS (Net Promoter Score) da Engel saltou de 48% para impressionantes 80% após as implementações apresentadas pela Josiane.
Isso só reforçou que processos bem definidos geram um trabalho menos travado, que encadeia em clientes mais satisfeitos.
Transição do faturamento de acordos: de 8% para 20%
“Antes, o escritório tinha um olhar passivo para acordos” — Josiane.
Ao criar um setor dedicado (Receita de Resultado), a representatividade dos acordos no faturamento mais do que dobrou.
A meta agora é chegar aos 30%, garantindo um fluxo de caixa muito mais saudável.
Desafios da transição: cultura, pessoas e tecnologia
Implementar uma esteira de produção jurídica não é apenas apertar um botão.
Josiane destacou três desafios principais que você deve estar atento:
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A Equipe: Foi preciso olhar para as peças que o escritório já tinha e entender suas habilidades. Nem todo mundo que é bom em fazer iniciais é bom em negociar acordos.
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A Cultura: Mudar a mentalidade de "eu cuido do meu processo" para "eu sou parte de um organismo coletivo" exige liderança e inspiração.
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Os Fluxos no Sistema: A Engel utiliza o Bitrix24 para gerenciar esses fluxos. Josiane contou que foi preciso revisar, excluir etapas e criar novas várias vezes até chegar ao modelo ideal.
Para gerenciar colaboradores remotos ou em diferentes estados, os KPIs são fundamentais.
Você não controla o que a pessoa está fazendo no celular, você controla se as metas do setor dela estão sendo batidas.
A engenharia jurídica como caminho para a liberdade
A palestra da Josiane Surdi foi uma aula prática de que a eficiência e o propósito não se opõem; eles se completam.
Ao transformar o escritório em uma unidade de alta performance, você deixa de ser um "escravo do operacional" para se tornar um estrategista do negócio.
A gestão por esteira permite que o seu escritório cresça de forma sustentável, mantendo a qualidade técnica e aumentando drasticamente a lucratividade.
O segredo não é trabalhar mais, mas trabalhar de um jeito diferente.
E você? Está pronto para quebrar o teto de crescimento do seu escritório?