Imagine a sensação de ver o escritório crescer, o telefone não parar e os clientes chegarem em um fluxo constante: é o objetivo de todo sócio gestor.
Mas para a Tomezo Advocacia, especializada em renegociação de dívidas e superendividamento em Londrina, esse crescimento trouxe consigo uma pressão operacional crescente.
Cinco pessoas, quatro sistemas diferentes e uma rotina de mensagens manuais no WhatsApp empurravam a operação para um gargalo de ineficiência.
O sucesso trazia consigo o risco de colapso.
E a questão central era concreta: como fazer o escritório sair dos bloqueios no WhatsApp, da perda constante de leads e do retrabalho exaustivo, para uma operação mais centralizada, previsível e que funcionasse com mais autonomia?
A resposta veio com a implementação de uma plataforma multicanal, que organizou os processos e devolveu ao time mais controle sobre o próprio crescimento.
Este é o case da Tomezo Advocacia com a implantação do Bitrix24, pela Advocacia Escalável.
Quando WhatsApp e Excel não bastam mais
O cenário anterior à transformação digital era fragmentado.
Cada etapa do atendimento habitava um sistema diferente: um software para conversar com o cliente, uma planilha para cadastrar, outro para as finanças e mais um para a parte jurídica.
Quatro sistemas legados, cada um com sua lógica, suas senhas e suas lacunas de comunicação.
O problema se manifestava nos detalhes do dia a dia.
Saber o que foi falado, prometido ou acordado com um cliente exigia um garimpo em grupos de WhatsApp, e-mails e anotações dispersas.
Nenhum membro do escritório, incluindo o próprio sócio, Felipe Tomezo Nukariya, tinha visão completa da jornada de um único cliente.
Essa fragmentação drenava a energia da equipe e aumentava a margem para erros no atendimento ou repasse de informações.
Além disso, o risco mais imediato era o do principal canal de comunicação: o WhatsApp Business.
O envio manual e massivo de mensagens de follow-up, feito na tentativa de não perder nenhum lead, acionava filtros de spam da plataforma e colocava em risco a conta do escritório, que sofria com bloqueios e restrições constantes na plataforma.
A descentralização também comprometia decisões estratégicas.
Sem dados consolidados, era difícil calcular taxa de conversão, origem dos melhores clientes ou custo de aquisição. As decisões eram tomadas com base em percepção, não em informação.
Omnichannel e funis customizados para a rotina jurídica
A virada começou com a centralização.
O Bitrix24 foi implementado como plataforma única da operação, unificando WhatsApp, Instagram e Facebook em um só lugar.
Com o histórico de cada cliente acessível em uma tela, o sócio Felipe passou a atuar de forma mais objetiva nas negociações, sem precisar buscar informações em sistemas diferentes antes de cada contato.
A customização foi o elemento central.
Não se tratou de encaixar o escritório em um software genérico, mas de estruturar funis de CRM adaptados às fases reais da operação: Leads, Fechamento, Petição Inicial, Gestão Processual e Processo Administrativo.
Cada funil representa um fluxo que orienta o advogado e o cliente, do primeiro contato até o encerramento do caso, reduzindo o risco de algo se perder pelo caminho.
A automação começou a agir na etapa de captação.
Formulários integrados ao site passaram a capturar dados do potencial cliente e inseri-los diretamente no CRM, no estágio correto do funil.
Os follow-ups passaram a funcionar de forma automatizada, e com ajuste para melhor adequação às políticas do WhatsApp, a partir da mentoria da equipe da Advocacia Escalável.
A partir daí, o sistema passou a gerar automaticamente o contrato, a procuração e a declaração, transformando horas de trabalho manual em uma etapa de conferência.
E assim a comunicação com o cliente tornou-se mais estruturada e consistente, sem depender da memória ou disponibilidade imediata de cada membro da equipe.
Resultados: o que mudou na prática
A transição de quatro sistemas isolados para uma plataforma única trouxe ganhos concretos em controle e previsibilidade.
Felipe Nukariya descreveu a implementação como um "divisor de águas" na operação do escritório.
Um indicador relevante da adoção foi o que aconteceu depois da implementação: a equipe, uma vez familiarizada com a lógica dos funis visuais, começou a construir os próprios fluxos de trabalho sem depender de consultoria externa.
O primeiro exemplo foi um funil de gestão de passivo e inadimplência, estruturado internamente para antecipar cobranças e organizar a receita.
Vale registrar uma limitação comum nesse tipo de processo: a curva de adoção varia conforme o perfil da equipe e a complexidade da operação. Escritórios com mais áreas de atuação ou maior volume de processos podem levar mais tempo para ver os resultados se consolidarem.
Quantos sistemas estão limitando seu crescimento?
A jornada da Tomezo Advocacia ilustra um problema comum em escritórios em crescimento: a tecnologia que funcionava no início deixa de escalar junto com a operação.
A solução não foi apenas trocar ferramentas, foi repensar como o escritório organiza e processa informações.
A tecnologia, quando bem implementada, não substitui o julgamento jurídico nem garante resultados para os clientes.
O que ela pode fazer é remover o peso do operacional repetitivo para que o foco esteja onde sempre deveria estar: na estratégia, na técnica e no atendimento.
A provocação fica como um convite à reflexão:
quantos sistemas diferentes estão abertos no seu computador agora?
Quantas abas e planilhas estão fragmentando informações que deveriam estar em um único lugar?
A Tomezo respondeu a essa pergunta centralizando tudo em uma única plataforma.
O resultado foi mais previsibilidade, mais autonomia e menos retrabalho.
Agende uma demonstração e veja como aplicar esta mesma estratégia omnichannel no seu escritório.
Perguntas frequentes
- O Bitrix24 para advocacia substitui todos os outros sistemas do escritório?
- Em muitos casos, sim — especialmente sistemas de comunicação, CRM, automação de documentos e acompanhamento processual básico. Como demonstrado no case, a proposta central é eliminar a fragmentação entre plataformas. Porém, sistemas específicos de controle financeiro contábil ou de peticionamento eletrônico podem continuar sendo necessários dependendo da estrutura do escritório.
- Quanto tempo leva para um escritório começar a ver resultados como os da Tomezo?
- O prazo varia conforme o tamanho da equipe, o número de áreas de atuação e a complexidade dos processos internos. Escritórios com operação mais simples tendem a sentir os efeitos da centralização em poucas semanas. Operações maiores podem levar alguns meses para que os fluxos estejam totalmente ajustados e a equipe opere com autonomia.
- A equipe precisa ter conhecimento técnico avançado para operar a plataforma?
- Não é necessário conhecimento técnico avançado. A lógica dos funis visuais facilita o aprendizado progressivo. A experiência da Tomezo mostra que, com uma implementação bem estruturada, a equipe tende a conquistar autonomia para criar os próprios fluxos — mas isso não acontece de forma imediata e depende de um processo de treinamento adequado.